برای مشاوره نحوه رتبه بندی دفاتر اسناد رسمی
برای مشاوره نحوه رتبه بندی دفاتر اسناد رسمی
رتبه بندی دفاتر اسناد رسمی فرآیندی است که به منظور ارزیابی و طبقه بندی عملکرد دفاتر بر اساس شاخص هایی مانند میزان فعالیت، رعایت مقررات، کیفیت خدمات رسانی و سطح رضایت مراجعان انجام می شود. این رتبه بندی توسط سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و با هدف ارتقای شفافیت، افزایش بهره وری و بهبود کیفیت خدمات ثبتی صورت می گیرد.
نتایج این رتبه بندی می تواند نقش موثری در تعیین جایگاه حرفه ای دفترخانه ها و میزان اعتماد عمومی به آن ها داشته باشد. اطلاع از جایگاه هر دفترخانه به مراجعان این امکان را می دهد که انتخاب دقیق تری بر اساس عملکرد و اعتبار دفتر انجام دهند. همچنین برای سردفتران، شناخت شاخص های رتبه بندی می تواند به بهبود عملکرد، رفع نقاط ضعف و ارتقای رتبه کمک کند.
از این رو، در این مقاله، به این پرسش که رتبه بندی دفاتر اسناد رسمی چیست، پاسخ داده و نحوه درجه بندی دفاتر اسناد رسمی ارائه می شود. پس از آن، دستورالعمل رتبه بندی دفاتر اسناد رسمی ارائه می شود. جهت کسب اطلاعات بیشتر در این خصوص با ما همراه باشید.
رتبه بندی دفاتر اسناد رسمی چیست
در پاسخ به این پرسش که رتبه بندی دفاتر اسناد رسمی چیست، می بایست بیان نمود که رتبه بندی دفاتر اسناد رسمی فرآیندی است که در آن عملکرد سردفتران بر اساس شاخص های معین مورد ارزیابی قرار می گیرد و به هر سردفتر نمره ای تحت عنوان "رتبه" اختصاص داده می شود. رتبه، نمره ای است که بر اساس ارزیابی عملکرد عمومی و اختصاصی سردفتر احراز می شود و مبنای مقایسه و سنجش دفاتر در سطح کشور قرار می گیرد. هدف از این نظام رتبه بندی، ایجاد شفافیت، ارتقای کیفیت خدمات و افزایش پاسخ گویی در حوزه دفاتر اسناد رسمی است.
سامانه دفاتر اسناد رسمی، نیز بستری دیجیتال است که در آن اطلاعات مربوط به عملکرد دفاتر بر اساس شاخص های مدنظر گردآوری و تحلیل می شود. این سامانه، در بانک جامع اطلاعات سردفتران و دفتریاران بارگذاری شده و امکان مشاهده رتبه ها به صورت برخط برای عموم فراهم می گردد. معاونت توسعه فناوری سازمان ثبت اسناد و املاک کشور موظف است با استفاده از اطلاعات دریافتی از نهادهای مختلف مانند اداره کل امور اسناد، کانون سردفتران، دادگاه های انتظامی و اداره کل بازرسی، رتبه هر سردفتر را تعیین و در سامانه منتشر کند.
نکته مهم در این فرآیند آن است که رتبه اکتسابی به شخص سردفتر تعلق دارد و در صورت انتقال سردفتر به دفترخانه دیگر، رتبه او تغییری نخواهد کرد. این ویژگی باعث می شود ارزیابی ها به صورت فردی و دقیق انجام شود و صرفا بر اساس عملکرد حرفه ای خود سردفتر صورت گیرد، نه ویژگی های دفترخانه یا موقعیت جغرافیایی آن. چنین رویکردی تضمین می کند که رقابت میان سردفتران بر پایه کیفیت واقعی عملکرد شکل گیرد.
نحوه درجه بندی دفاتر اسناد رسمی
در قسمت گذشته، به این پرسش که رتبه بندی دفاتر اسناد رسمی چیست؛ پاسخ داده و در این خصوص بیان نمودیم که رتبه بندی دفاتر اسناد رسمی فرآیندی است که در آن عملکرد سردفتران بر اساس شاخص های معین مورد ارزیابی قرار می گیرد. بنابر این، نحوه درجه بندی دفاتر اسناد رسمی، بر اساس شاخص های در نظر گرفته شده، امکان پذیر می باشد. این شاخص ها عبارتند از:
شاخص های مربوط عدم رضایت مراجعان
برخورد نامناسب سردفتر دفتریار و کارکنان دفترخانه: ۵ نمره منفی
اخذ وجه اضافی: ۳ نمره منفی
اخذ وجه به صورت نقدی یا به صورت کارت به کارت: ۵ نمره منفی
فضای نامناسب دفترخانه: ۳ نمره منفی
عدم رعایت شئونات: ۳ نمره منفی
سایر شاخص های موثر
هر محکومیت قطعی انتظامی به ترتیب توبیخ کتبی ۱ نمره منفی؛ جریمه نقدی ۲ نمره منفی؛ انفصال ۳ تا ۶ ماه ۳ نمره منفی و انفصال ۶ ماه تا ۲ سال ۵ نمره منفی.
محکومیت به انفصال تبصره دیل ماده ۴۲ قانون دفاتر اسناد رسمی: ۳ نمره منفی
محکومیت به موجب آراء محاکم قضایی جزای نقدی: ۳ نمره منفی و منع اشتغال ۵ نمره منفی
عدم حضور سردفتر در محل دفترخانه هر ماه تا ۸ ساعت: ۲ نمره منفی و بالای ۸ ساعت ۳ نمره منفی
وصول شکایت و گزارش بازرسی مراجع ذی صلاح: هر مورد ۱ نمره منفی
عدم رعایت الزامات فناوری اطلاعات سازمان از جمله عدم به‌روزرسانی سیستم و عدم رفع آلودگی آن: ۶ نمره منفی
توجه به این نکته ضروری است که رتبه بندی دفاتر اسناد رسمی پس از گذشت دو سال از زمان انتصاب سردفتر و آغاز فعالیت رسمی او اعمال می گردد. در صورت محکومیت های درجه دو به بالا، اثرات رتبه بندی به اندازه مدت زمان انفصال از خدمت، از زمان بازگشت به کار ادامه خواهد داشت. همچنین نمره منفی ذکر شده در بند الف این ماده، متناسب با تعداد مراجعات و خدمات گیرندگان محاسبه می شود.
از مجموع نمره ۱۰۰ که برای رتبه بندی در نظر گرفته شده، دفاتری که بین ۵۰ تا ۷۰ نمره کسب کنند در رتبه "متوسط"، دفاتر با نمره ۷۱ تا ۸۵ در رتبه "خوب"، و دفاتر دارای نمره بیش از ۸۵ در رتبه "عالی" قرار می گیرند. نتیجه ارزیابی سردفتران رسمی هر سال تا بیستم اسفندماه توسط سازمان ثبت اسناد به کانون سردفتران و دفتر بازرسی مرکزی اعلام می شود و سردفتران موظف اند رتبه کسب شده خود را به گونه ای در محل دفتر نصب کنند که در معرض دید مراجعان قرار گیرد.
دستورالعمل رتبه بندی دفاتر اسناد رسمی
دستورالعمل رتبه بندی دفاتر اسناد رسمی مجموعه ای از ضوابط و مقررات است که به منظور ارزیابی و طبقه بندی عملکرد دفاتر اسناد رسمی تدوین شده است. این دستورالعمل بر پایه شاخص هایی مانند میزان رعایت مقررات، کیفیت خدمات، نحوه برخورد با مراجعان، عملکرد مالی و میزان تخلفات احتمالی طراحی شده و هدف آن ارتقای شفافیت، افزایش رقابت سالم و بهبود سطح خدمات رسانی به شهروندان است. ارزیابی ها بر اساس این شاخص ها انجام می شود و به هر سردفتر نمره ای تعلق می گیرد که تعیین کننده رتبه دفترخانه مربوط به او خواهد بود. در قسمت زیر، امکان دانلود دستورالعمل رتبه بندی دفاتر اسناد رسمی فراهم شده است:
- نویسنده: سازمان ثبت اسناد و املاک کشور
- حجم: 245 KB
- منبع: سایت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور
مطابق این دستورالعمل، فرآیند رتبه بندی از طریق سامانه ای مشخص و به صورت الکترونیکی انجام می گیرد و نتیجه نهایی هر ساله تا پایان اسفندماه اعلام می شود. نهادهایی مانند اداره کل امور اسناد، کانون سردفتران، دادگاه های انتظامی و اداره بازرسی موظف اند اطلاعات لازم را به صورت برخط در اختیار سامانه قرار دهند. رتبه اکتسابی به شخص سردفتر تعلق دارد و در صورت جابجایی محل خدمت، رتبه او تغییر نخواهد کرد. سردفتران موظف اند رتبه خود را به صورت قابل مشاهده برای عموم در دفتر نصب کنند تا مراجعان در جریان وضعیت عملکرد آن دفتر قرار گیرند.
برای دریافت اطلاعات بیشتر در مورد نحوه رتبه بندی دفاتر اسناد رسمی در کانال تلگرام آشاثبت عضو شوید. کارشناسان مرکز مشاوره حقوقی آشاثبت نیز آماده اند تا با ارائه خدمات مشاوره حقوقی تلفنی به سوالات شما عزیزان پیرامون اطلاع از نحوه رتبه بندی دفاتر اسناد رسمی پاسخ دهند.