سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی

سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی چیست

در توضیح این پرسش که سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی چیست، می بایست بیان نمود که سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی یک ابزار حیاتی برای کلیه تاجران، اعم از اشخاص حقیقی و حقوقی، است که به منظور ثبت و ارسال اطلاعات مالیاتی و تجاری طراحی شده است. بر اساس قانون تجارت، تمامی تاجران موظفند که دفاتر تجاری خود را پلمپ نمایند. به منظور ارائه دفاتر پلمپ شده الکترونیکی و شفاف سازی فرآیند های مرتبط با آن، سازمان امور مالیاتی کشور، سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی را راه اندازی نموده ساست.

این سامانه آنلاین به کسب وکارها این امکان را می دهد که اطلاعات مالیاتی و تجاری خود را به راحتی و به صورت دیجیتال به سازمان امور مالیاتی کشور ارسال کنند. هدف اصلی این سیستم کاهش زمان و هزینه های مرتبط با ثبت و ارسال اطلاعات مالیاتی است. با استفاده از این سامانه، کاربران می توانند به سادگی فایل های اکسل حاوی گردش حساب های خود را بارگذاری کرده و از پیچیدگی های اداری بکاهند. 

سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی بستری را برای ارائه دفاتر تجاری به صورت الکترونیکی فراهم می آورد که به کاربران این امکان را می دهد تا با سهولت بیشتری به مدیریت اسناد و اطلاعات خود بپردازند. بهره بردار اصلی این سامانه سازمان امور مالیاتی کشور است و تمامی اشخاص حقیقی و حقوقی که ملزم به پلمپ دفاتر قانونی خود هستند، می توانند از آن استفاده کنند. دوره مالی الزامی برای ثبت دفاتر، مربوط به سال مالی تمامی دفاتری است که پس از تاریخ ۲۳ تیر ۱۴۰۳ به صورت الکترونیکی پلمپ شده اند.

برای عضویت در صفحه اینستاگرام ما کلیک کنید

نحوه ورود به سایت دفاتر تجاری الکترونیکی

در قسمت گذشته، به توضیح این پرسش که سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی چیست، پاسخ داده و بیان نمودیم که این سامانه، به منظور فراهم ساختن بستری برای ارائه دفاتر تجاری به صورت الکترونیکی راه اندازی شده است. در این قسمت از مقاله قصد داریم تا به توضیح نحوه ورود به سایت دفاتر تجاری الکترونیکی بپردازیم.

کاربران برای دریافت نام کاربری و رمز عبور لازم برای ورود به سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی، ابتدا باید به درگاه ملی خدمات الکترونیکی سازمان امور مالیاتی کشور به آدرس my.tax.gov.ir مراجعه کرده و با اطلاعات حساب کاربری خود، وارد پورتال خود شوند.

متقاضیان باید در صفحه اصلی این درگاه، گزینه «ورود به سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی» را انتخاب کنند.

پس از آن، شخص می تواند صفحه اصلی سایت دفاتر تجاری الکترونیکی مشاهده نماید.

توجه به این نکته ضروری است که متقاضیان می توانند از طریق سایت اینترنتی dafater-tejari.tax.gov.ir به صفحه اصلی این سایت وارد شوند. هم چنین، این امکان برای متقاضیان پیش بینی شده است که از طریق حساب کاربری خود در سایت پنجره ملی خدمات دولت هوشمند به درگاه ملی مالیات، وارد شوند.

راهنمای تکمیل فایل اکسل در سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی

در بخش های پیشین مقاله، به سوال سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی چیست، پاسخ داده و نحوه ورود به سایت دفاتر تجاری الکترونیکی را بیان نمودیم. در این قسمت از مقاله قصد داریم تا به منظور آشنایی بیشتر متقاضیان راهنمای تکمیل فایل اکسل در سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی را قرار دهیم.

دانلود قالب اکسل: به منظور تکمیل فایل اکسل، در ابتدا، می بایست توجه نمود که این فایل می بایست مطابق با دستورالعمل سازمان امور مالیاتی کشور تنظیم شود. قالب فایل اکسل شامل اطلاعاتی است که باید برای ارائه دفاتر تجاری الکترونیکی پر شود. این اطلاعات به ترتیب شامل موارد زیر هستند:

کد حساب کل

عنوان حساب کل

کد حساب معین

عنوان حساب معین

کد حساب تفصیلی

عنوان حساب تفصیلی

گردش بدهکار (ریال)

گردش بستانکار (ریال)

 تاریخ گردش حساب

تکمیل فایل اکسل: قالب اکسل دانلود شده باید بر اساس دستورالعمل های مربوط به تکمیل اطلاعات دفاتر تجاری الکترونیکی پر شود. کاربران پس از کلیک بر روی دکمه بارگذاری فایل، به صفحه ای با عنوان «بارگذاری قالب» هدایت می شوند. در این صفحه، راهنمایی هایی برای تکمیل فایل اکسل به شرح زیر ارائه شده است:

تمامی اطلاعات باید تنها در یک شیت اکسل قرار گیرد.

عناوین و ترتیب ستون ها باید مطابق با قالب سیستم باشد.

ستون های مربوط به گردش بدهکار و بستانکار باید فقط شامل مقادیر عددی باشند.

در هر سطر، فقط یکی از ستون های گردش بدهکار یا بستانکار می تواند مقدار داشته باشد.

فایل هایی که شامل بیش از ۱۰۰۰ رکورد هستند باید به فرمت CSV بارگذاری شوند.

تاریخ گردش باید به فرمت YYYY/MM/DD تنظیم شود. به عنوان مثال: 1403/12/20

تاریخ گردش هر سطر (رکورد) باید در محدوده زمانی مشخص شده برای گردش حساب ها قرار گیرد، به این معنا که باید بعد از تاریخ شروع و قبل از تاریخ پایان این بازه باشد.

بارگذاری فایل: قبل از انجام فرآیند بارگذاری فایل، کاربر باید تنظیمات زیر را وارد کند که این جزئیات به شرح زیر است:

نوع فایل: اکسل یا CSV

فرمت جداکننده (Delimiter) فقط در صورت انتخاب فرمت CSV

تاریخ پایان بازه زمانی گردش حساب ها

کد رهگیری دفتر پلمپ شده (که از لیست قابل انتخاب است)

جزئیات مربوط به تنظیمات فایل که کاربر باید تعیین کند، در تصویر زیر با کادر قرمز رنگ مشخص شده است.

بارگذاری و پیش نمایش فایل: پس از آن، نوبت به بارگذاری و پیش نمایش فایل می رسد. در این مرحله، کاربر باید فایل مورد نظر خود را بارگذاری کند. برای اطمینان از بارگذاری موفق، شخص باید نکات زیر را مد نظر داشته باشد:

فقط فایل های با فرمت اکسل یا CSV قابل قبول هستند.

ترتیب و عناوین ستون ها باید دقیقا مطابق با الگوی فایل اکسل باشد و نباید تغییر کنند.

اگر نوع فایل (اکسل یا CSV) انتخاب شده با گزینه تعیین شده در مرحله قبلی همخوانی نداشته باشد، سیستم از بارگذاری آن جلوگیری خواهد کرد.

پس از بارگذاری، ۱۰ سطر اول فایل به عنوان پیش نمایش نمایش داده می شود.

مشاهده اطلاعات فایل های بارگذاری شده: در نهایت نوبت به مشاهده اطلاعات فایل های بارگذاری شده می رسد. در صفحه اصلی سیستم، کاربر جدولی تحت عنوان «تاریخچه بارگذاری اطلاعات» را مشاهده می کند که شامل فایل های بارگذاری شده است. هر سطر این جدول شامل اطلاعات زیر می باشد:

کد رهگیری دفتر پلمپ شده

تاریخ پایان سال مالی

بازه زمانی گردش حساب ها

تاریخ بارگذاری فایل

وضعیت فایل بارگذاری شده (عدم بارگذاری، بارگذاری موفق، در حال پردازش)

آیکون هشدار (!) برای نمایش خطاهای مربوط به بارگذاری

آیکون دانلود برای دریافت فایل بارگذاری شده توسط کاربر

به منظور آشنایی بیشتر متقاضیان با راهنمای تکمیل فایل اکسل در سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی، افراد و انواع شرکت ها می توانند فایل قرار داده شده در جدول زیر را دانلود نمایند. در این فایل، نحوه تکمیل فایل اکسل در سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی با راهنمای تصویری قرار داده شده است:

 

متقاضیان به این ترتیب می توانند اقدام به تکمیل فایل اکسل در سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی و ارسال آن به سازمان امور مالیاتی کشور نمایند. در قسمت بعدی مقاله به امکانات و خدمات سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی پرداخته شده و بیان می گردد که این سامانه چه مزایای برای کاربران دارد.

برای عضویت در کانال تلگرام ما کلیک کنید

امکانات و خدمات سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی

در توضیح امکانات و خدمات سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی، می بایست بیان نمود که سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی امکانات و خدمات متنوعی را برای کاربران خود فراهم می آورد. یکی از مهم ترین مزایای این سامانه، کاهش هزینه ها و زمان هاست. با امکان ارسال اطلاعات به صورت آنلاین، کاربران دیگر نیازی به پر کردن فرم های کاغذی ندارند و این امر باعث صرفه جویی در زمان و هزینه های مرتبط با فرآیندهای سنتی می شود. این تحول در شیوه های کاری، به ویژه برای کسب وکارها و دفاتر تجاری، بسیار حائز اهمیت است.

علاوه بر صرفه جویی در زمان و هزینه، سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی به دقت و صحت بیشتر اطلاعات نیز کمک می کند. فرآیندهای خودکار این سامانه، احتمال بروز اشتباهات انسانی را به حداقل می رسانند و به کاربران اطمینان می دهند که اطلاعات ارائه شده دقیق و قابل اعتماد هستند. این ویژگی به ویژه در مواردی که اطلاعات مالی حساس است، از اهمیت بالایی برخوردار است و می تواند به کاهش مشکلات مالیاتی و قانونی کمک کند.

همچنین، این سامانه امکان پیگیری آنلاین وضعیت مالیاتی و وضعیت ارسال اطلاعات را برای کاربران فراهم می آورد. کاربران می توانند به راحتی از طریق پلتفرم، فایل های اکسل حاوی گردش حساب ها را در بازه های زمانی مشخص بارگذاری کنند و اطلاعات دفاتر روزنامه خود را به صورت الکترونیکی ارائه دهند. این قابلیت ها نه تنها فرآیندهای اداری را تسهیل می کنند، بلکه به کاربران این امکان را می دهند که نظارت دقیقی بر وضعیت مالی خود داشته باشند.

برای دریافت اطلاعات بیشتر در مورد سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی​​ در کانال تلگرام آشاثبت عضو شوید. کارشناسان مرکز مشاوره حقوقی آشاثبت نیز آماده اند تا با ارائه خدمات مشاوره حقوقی تلفنی به سوالات شما عزیزان پیرامون اطلاع از سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی پاسخ دهند.